Copyright © by Björn Lundén oraz Björn Lundén Information AB, 2008
Copyright © for the Polish edition by BL Info Polska Sp. z o.o., 2012

PROJEKT GRAFICZNY OKŁADKI: Anki Wallner, Björn Lundén Information AB
REDAKTOR PROWADZĄCY: Danuta Młodzikowska

BL Info Polska Sp. z o.o.
ul. Na Wzgórzu 15, 80-296 Gdańsk
tel.: (58) 520 80 64, faks: (58) 520 80 65
bl@blinfo.pl, www.blinfo.pl

ISBN: 978-83-89537-66-9

Konwersję do wersji elektronicznej wykonano w systemie Zecer

Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejszy plik jest objęty ochroną prawa autorskiego i zabezpieczony znakiem wodnym (watermark). Uzyskany dostęp upoważnia wyłącznie do prywatnego użytku. Rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci bez zgody właściciela praw jest zabronione.

O książce

My, pracownicy BL Info Polska, cieszymy się z tego, że jesteś naszym czytelnikiem i mamy nadzieję, że będziesz zadowolony z tej książki opowiadającej o osobistej efektywności.

Życie każdego człowieka jest jak puzzle. Poszczególne części układanki można ułożyć na różne sposoby, ale aby stworzyć właściwy obraz, ważne jest, aby każda część znalazła się w odpowiednim miejscu. Celem tej książki jest pomóc poukładać części układanki Twojego życia we właściwym miejscu.

Osobista efektywność polega na kierowaniu swoim życiem w taki sposób, aby czerpać z niego jak największą radość i satysfakcję. Nie można sterować czasem – biegnie on nieubłaganie z tą samą prędkością, cokolwiek byś nie zrobił i gdziekolwiek byś nie był. Można jednak sterować własnymi działaniami i można to robić w taki sposób, by życie miało jak największą wartość i niosło zadowolenie oraz spełnienie.

Osobista efektywność polega na dokonywaniu wyborów w odniesieniu do tego, co będziesz robić – zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Chodzi o to, by postawić sobie cele, uporządkować je według ważności i sprawować kontrolę nad swoim własnym życiem. Osobista efektywność polega na planowaniu poszczególnych czynności w taki sposób, by przynosiły jak największą satysfakcję i by móc osiągać swoje cele tak skutecznie, jak to tylko możliwe. Polega ona także na dokonywaniu wyborów i mówieniu nie.

Życzymy przyjemnej lektury i mamy nadzieję, że treść tej książki pomoże Ci poukładać kawałki puzzli w Twoim życiu we właściwym miejscu.

Poradnik powstał na podstawie programu szkoleniowego dotyczącego osobistej efektywności napisanego przez Lennarta Rosella. Jego treść została uzupełniona i opracowana przez Björna Lundén. Jest on częścią serii, w skład której wchodzą następujące tytuły wydane przez nasze wydawnictwo: Techniki negocjacji, Techniki prezentacji, Techniki zakupu oraz Techniki sprzedaży.

Björn Lundén i Lennart Rosell

Gdańsk, kwiecień 2012

Wprowadzenie

Kilka minut temu postanowiłeś zacząć czytać tę książkę. Powodem podjęcia tej decyzji był przypuszczalnie fakt, że w twoim życiu jest jeden lub kilka obszarów, które chciałbyś w jakiś sposób zmienić. Być może czujesz, że potrzeba ci więcej wolnego czasu, który mógłbyś poświęcić swojej rodzinie. Albo też ważna jest dla ciebie ścieżka zawodowa i chciałbyś zwiększyć swoją efektywność w pracy, by piąć się w górę po szczeblach kariery. Być może też jest tak, iż nigdy tak naprawdę nie masz poczucia, że masz kontrolę nad swoim życiem – wymagania i żądania innych powodują, że nie masz czasu żyć swoim życiem tak jak naprawdę byś chciał.

Niezależnie od powodu, jaki skłonił cię do rozpoczęcia czytania tej książki, zrobiłeś w każdym razie najważniejszy krok w kierunku stania się bardziej efektywnym: postanowiłeś, że chcesz być bardziej efektywny, a ponadto postanowiłeś zrobić coś z obecną sytuacją.

Chodzi o twoje życie

Osobista efektywność to szeroki obszar, obejmujący wszystkie działania w twoim życiu. I to właśnie o twoim życiu mówi ta książka. Postaramy się pokazać ci, jak czerpać z życia więcej poprzez zwiększenie osobistej efektywności.

Wszyscy mamy różne wartości. To, co czyni twoje życie szczęśliwszym i pełniejszym, to niekoniecznie to samo, co czyni je pełniejszym dla innej osoby. Faktem jest, że większość ludzi nie wie dokładnie, co sprawia, że ich życie jest bardziej wartościowe. Nie usiedli i nie zastanowili się nad tym, co tak naprawdę sprawia, że czują się szczęśliwi. W związku z tym w kolejnym rozdziale postaramy się pomóc ci ustalić, jakie rzeczywiście masz (lub powinieneś mieć) cele oraz w jaki sposób je wartościować.

Każdy dzień jest wypełniony tysiącami różnych czynności. Całe twoje życie jest wypełnione milionami, a nawet miliardami czynności. Kiedy już będziesz wiedział, czego chcesz od życia, będziesz mógł świadomie skupić się na tych działaniach, które pomogą ci osiągnąć wyznaczone cele.

Wartościowanie

Wszyscy ludzie mają do swojej dyspozycji tę samą ilość czasu. Nie można dostać więcej czasu, niż go rzeczywiście jest. Na czas nie mamy wpływu. Biegnie on z prędkością 60 sekund na minutę. To, na co mamy wpływ, to jak go wykorzystać. Osobista efektywność polega na dokonywaniu wyboru tego, co będziesz robić. Polega na wartościowaniu czynności i działań, które są dla ciebie ważne. Ta książka mówi o tym, jak zaplanować wszystkie te czynności w taki sposób, aby osiągać wyznaczone cele i aby życie wydawało się sensowne.

Osobista efektywność polega na odczuwaniu radości z życia, wykonywaniu sensownych czynności, byciu kochanym i kochaniu innych, znajdywaniu czasu na rodzinę i życie zawodowe, zarabianiu pieniędzy, rozwijaniu swoich zainteresowań i siebie samego.

Załóżmy, że pozostało ci jeszcze 40 lat życia. Oznacza to, że będziesz żył jeszcze przez 350 000 godzin. Jeśli odliczymy z tego jedną trzecią na sen, pozostaje ci około 235 000 godzin. To mało czy dużo? Zależy, jak na to spojrzeć. Ale jedno jest pewne – te godziny nigdy się nie powtórzą. Nie będziesz miał szansy przeżycia swojego życia po raz drugi. Dlatego też ważne jest, abyś już teraz postanowił, że przeżyjesz je jak najlepiej i że będziesz czerpał radość z każdej godziny.

Wybierz to, co najbardziej ci odpowiada

Nie wszystkie rady, które zebraliśmy w tej książce, będą odpowiednie akurat w twoim przypadku, jednak jest ich tak wiele, że możesz wybrać te, które najbardziej pasują do twojej sytuacji. Spójrz na tę książkę ja na „szwedzki stół”. Wybierz te kąski, które najbardziej ci smakują, i zabierz je w drogę do bardziej efektywnego i lepszego życia.

Agata jest właścicielką i dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa średniej wielkości. Firma wytwarza produkty z tworzywa sztucznego i zatrudnia ok. 200 osób. Problemem Agaty jest to, że nigdy nie udaje jej się zdążyć ze zrobieniem czegokolwiek na czas. Często zostaje w pracy po godzinach. Cierpi na tym jej rodzina, a poza tym Agata nie ma już czasu na tenis. To jej ulubiony sport, ale brakuje jej przecież czasu nawet na rodzinę, więc co tu mówić o tenisie. Agata ma męża, dwoje dzieci i cały dom, którym trzeba się zająć. Nie ma już jednak kontroli nad swoim życiem. Wydaje się, że jej życiem sterują inni, a nie ona sama.

Rozpocznijmy może od zapytania Agaty, w jakich obszarach swojego życia chciałaby być bardziej efektywna.

– Tak naprawdę to chciałabym być lepsza we wszystkich obszarach. W niektórych sprawach jestem lepsza, w innych gorsza, ale najbardziej chciałabym być trochę lepsza we wszystkim. Chciałabym na przykład wiedzieć, jak wygospodarować więcej czasu dla rodziny i na mój ulubiony tenis. Tego właśnie chciałabym nauczyć się najbardziej: jak połączyć intensywne życie zawodowe z udanym życiem prywatnym.

– Poza tym chciałabym usprawnić wiele rzeczy w moim życiu zawodowym. Mam np. problem z osiąganiem wyznaczonych celów. Rzadko wykonuję wszystko to, co danego dnia sobie zaplanowałam. Oznacza to, że często muszę zabrać pracę do domu i wykonać ją, gdy dzieci już położą się spać. Powodem tego, że nie udaje mi się skończyć w pracy tego, co zaplanowałam, jest to, że ciągle coś mi przerywa – pracownicy przychodzą do mojego gabinetu i opowiadają o swoich problemach interpersonalnych, przyjaciele dzwonią ot tak, aby pogadać o wszystkim i o niczym, wiecie, jak to jest. Chciałabym wiedzieć, jak radzić sobie z takimi nieplanowanymi przerwami w pracy.

– Trudno mi również jest zmobilizować się do zabrania za nudne prace i obowiązki. Gdy tylko muszę wykonać coś, co wydaje mi się nudne i mało ciekawe, odkładam to w czasie jak tylko mogę. Niestety, te nudne sprawy są często tymi najważniejszymi. To, że przeciągam w nieskończoność zabranie się za daną sprawę, odbija się czasem na całej firmie.

– W związku z tym, że codziennie mam tyle do zrobienia, w moim gabinecie często panuje nieład. Czy istnieje jakiś sposób na utrzymanie porządku w biurze? Byłabym bardzo wdzięczna…

– Jako dyrektor generalny prowadzę także mnóstwo spotkań i zebrań. Często są one zupełnie nieefektywne. Chciałabym nauczyć się technik prowadzenia takich zebrań.

– Inną sprawą, w której powinnam się poprawić, jest delegowanie obowiązków. Wiem, że mam prawo delegować prace, jestem przecież dyrektorem generalnym, ale nie zawsze wiem, które z obowiązków powinnam przekazać do wykonania innym i jak powinnam to zrobić.

Porady praktyczne

Ta książka wydaje się być idealna dla Agaty. Zajmiemy się wszystkimi obszarami, które wymieniła jako te, w których chciałaby być lepsza. Ponadto udzielimy wielu innych rad, z których, jak przypuszczamy, skorzystają osoby znajdujące się w podobnej sytuacji.

Cztery wymogi

Aby poprawić swoją efektywność, należy spełnić cztery wymogi.

Po pierwsze, trzeba chcieć być bardziej efektywnym. Ten wymóg nie tak trudno spełnić. Większość z nas chciałaby być bardziej efektywna.

Drugi wymóg jest już trudniejszy w realizacji – trzeba mianowicie postanowić, że chce się w jakiś sposób zaradzić tej sytuacji. Jeśli czytasz tę książkę, oznacza to, że podjąłeś już tę decyzję, a więc część drogi masz już za sobą.

Trzeci wymóg to determinacja. Nie wystarczy, że postanowiłeś przeczytać tę książkę; musisz także posiadać determinację, by przeczytać ją w skupieniu i przyswoić sobie jak najwięcej informacji. Ileż to ludzi opowiada o swoich marzeniach! Ktoś mówi na przykład, że postanowił wybrać się na wyprawę dookoła świata. Ma być może chęć, postanowił także spełnić swoje marzenie. Jeśli jednak nie posiada determinacji, nigdy go nie spełni.

Czwartym i ostatnim wymogiem, który musi zostać spełniony, jest samodyscyplina. Załóżmy, że postawiłeś sobie cel i posiadasz chęć, by go zrealizować. Postanowiłeś, że go osiągniesz i jesteś zdeterminowany działać w tym kierunku. W tej sytuacji jedynym, co może ci przeszkodzić, jest samodyscyplina, a raczej jej brak. Samodyscyplina oznacza, że będziesz prowadził działania ukierunkowane na osiągnięcie celu. Nie myl samodyscypliny z samoudręczaniem. To dwie różne rzeczy.

Twój wróg

Jeśli spełnisz te cztery wymogi: chęć, postanowienie, determinacja i samodyscyplina, będziesz mógł osiągnąć niemal wszystko, czego zapragniesz. Być może zabrzmi to zbyt prosto, jednak faktem jest, że 99% wszystkich marzeń i celów rozmywa się po drodze na skutek braku determinacji i samodyscypliny. Zatem największą przeszkodą w osiągnięciu swoich celów jesteś ty sam – sam jesteś swoim największym wrogiem.

Mit ciężkiej pracy

Mitem związanym z osobistą efektywnością jest twierdzenie, że im ciężej się pracuje, tym więcej się dokona. To nic innego jak mit. Nie istnieje bezpośredni związek między ciężką pracą i dobrymi wynikami. Aby osiągnąć cel, należy być ukierunkowanym na cel, a nie na pracę. Pod pojęciem ukierunkowania na pracę rozumiemy pracowanie dla samej pracy niezależnie od wartości, jaką niesie ze sobą wykonanie danej czynności.

Należy zatem posiadać odwagę, by swoje działania ukierunkowywać na cel, a nie na pracę.

Wyobraź sobie dwie osoby, które pracują każda osobno w dwóch sąsiadujących ze sobą pokojach. Jedna z tych osób pracuje ciężko nad sporządzeniem raportu. Przychodzi do pracy wcześnie i późno wychodzi – wszystko po to, by zdążyć z raportem na czas. Druga z tych osób nie wydaje się tak ciężko przykładać do pracy. Przychodzi do biura o godz. 9:00 i wychodzi o 16:30. Poza tym przez dużą część dnia siedzi z nogami na biurku i wygląda na to, że nie robi nic.

Którą z tych dwóch osób chciałbyś mieć za współpracownika?

Wielu odpowie bez wahania: oczywiście tę, która ciężej pracuje. Tę, która wcześnie przychodzi i późno wychodzi. To z pewnością ta osoba osiąga najlepsze wyniki.

Ukierunkowanie na cel, nie na czynności

I to właśnie ten mit postaramy się obalić w tej książce. Jeśli przyjrzeć się bliżej osobom w powyższym przykładzie, może okazać się, że w tym konkretnym przykładzie osoba, która zdawała się tak ciężko pracować, nie wypracowała nic poza raportem, z którego nikt nie miał zbyt dużego pożytku. Natomiast osobie z nogami na biurku udało się za pomocą swojej kreatywności i w wyniku przemyśleń rozwiązać kilka problemów, co znacznie zwiększyło zyski przedsiębiorstwa. Czy w tej sytuacji możemy założyć, że teraz wybrałbyś na współpracownika osobę, która nie robiła wrażenia tak ciężko pracującej?

Oceniając samych siebie lub innych nie kierujmy się tym, ile czasu zajęło wykonywanie danej czynności, ale tym, jaki osiągnięto rezultat. Należy być ukierunkowanym na cel, a nie na wykonywanie czynności.

Myśl i bądź kreatywny

Ważne jest, aby o tym pamiętać, planując swoje czynności. Osoba, która jest ukierunkowana na wykonywanie czynności, odczuwa bowiem większy stres niż osoba ukierunkowana na cel. A im bardziej jesteś zestresowany, tym trudniej jest ci myśleć jasno i być kreatywnym. Teoria mówiąca, że im ciężej się pracuje, tym lepsze osiąga się wyniki, często okazuje się być niczym więcej jak mitem. W wielu przypadkach jest odwrotnie – lepsze wyniki osiągniesz wtedy, gdy ograniczysz wykonywanie czynności, a więcej czasu poświęcisz na myślenie i bycie kreatywnym.

Stres pozytywny i negatywny

Jednym z celów tej książki jest zmniejszenie odczuwania stresu. Istnieją dwa rodzaje stresu – pozytywny i negatywny.

Stres pozytywny to stres o niskim natężeniu. Jest on potrzebny po to, abyśmy mogli doprowadzić do końca wykonanie codziennych czynności. Gdy odczuwasz stres, twój organizm mobilizuje się, a ty czujesz przypływ energii i chęć, by poradzić sobie z różnymi zadaniami.

Lecz gdy poziom stresu drastycznie wzrasta, przestaje on mieć pozytywne działanie. I właśnie tego negatywnego stresu należy unikać. W przypadku gdy natężenie stresu jest zbyt duże przez dłuższy czas, może to skutkować bólami głowy, dolegliwościami żołądkowymi, zakłóceniami w pracy serca lub problemami psychicznymi.

Stres kosztuje

Firma, której pracownicy są zestresowani, nie jest w stanie świadczyć wysokiej jakości usług dla swoich klientów. W firmach, w których poziom stresu jest bardzo wysoki, często dochodzi do podejmowania błędnych decyzji, wypadków przy pracy, pojawiają się problemy ze współpracą, przypadki nadużywania narkotyków, panuje ogólne niezadowolenie, a także obserwuje się wysoki poziom zwolnień chorobowych.

Pomyśl, jak wielkim kosztem dla przedsiębiorstwa może być nadmierny stres. Nakłady i działania czynione na uświadomienie pracownikom ich własnej efektywności oraz na obniżenie poziomu stresu zawsze zwracają się z nawiązką.

Ciało i dusza

Ciało i dusza są ze sobą powiązane. Zdrowa dusza to zdrowe ciało i na odwrót. Im więcej odczuwasz negatywnego stresu, tym słabszy jest twój układ odpornościowy, co może prowadzić do zachorowań, a to z kolei sprawi, że nie będziesz mógł poświęcić swoim obowiązkom wystarczającej ilości czasu. Tym samym mamy kolejny powód, aby nie pracować zbyt ciężko i zbyt dużo. Jeśli jednak mimo wszystko będziesz to robił, wpadniesz w błędne koło, a to będzie obniżać twoją osobistą efektywność.

Stres to reakcja pojawiająca się w momencie, gdy czujemy się zagrożeni. Reakcja ta to nasza spuścizna z epoki kamiennej – pomagała ona przeżyć. Kiedy nasi przodkowie tysiące lat temu polowali w lasach, zdarzało się, iż zostali zaskoczeni przez dzikie zwierzę. W takim wypadku stres bądź strach był reakcją, która powodowała, że krew gwałtowniej napływała do mięśni, a człowiek zaczynał się pocić.

Człowiekowi epoki kamiennej to gwałtowne przestawienie organizmu było potrzebne po to, by móc podjąć walkę lub zacząć uciekać. W naszych czasach nie mamy zbyt wielkiego pożytku z tej reakcji fizycznej, lecz musimy zaakceptować fakt, że ona istnieje.

Ograniczyć stres

Jednym ze sposobów ograniczenia stresu jest uświadomienie sobie, co powoduje, że czujemy się zestresowani. Następnie należy unikać sytuacji stresogennych poprzez bycie bardziej efektywnym. Jednym z celów tej książki jest pomóc ci w obniżeniu poziomu niepotrzebnego stresu.

Niepotrzebny stres może wynikać na przykład z faktu, że w twoich papierach panuje bałagan uniemożliwiający szybkie znalezienie dokumentów, które w danej chwili są potrzebne. Może on być skutkiem tego, że bez istotnej przyczyny spóźniasz się na ważne spotkanie, bądź że twoja praca jest niepotrzebnie przerywana przez inne osoby. Osobista efektywność jest formą długofalowego planowania w celu ograniczenia czynników wywołujących stres.

Przeanalizuj swoją sytuację

Zanim przejdziesz do następnych rozdziałów tej książki, proponujemy, abyś zastanowił się i spróbował przeanalizować, w jakich sytuacjach czujesz się zestresowany lub niezadowolony. Często są to takie sytuacje, w których czujemy, że musimy spełnić pewne wymogi – stawiane samym sobie lub stawiane nam przez innych. Wymogi, które stawiamy samym sobie, takie jak: „muszę, powinienem”, wywołują niepotrzebny stres. Zamiast tego lepiej powiedz sobie: „chcę, mogę, odważę się…”.

Jedna rzecz na raz

Stres powstaje także w sytuacji, gdy robi się kilka rzeczy na raz. Naucz się pracować w taki sposób, by wykonywać jedną rzecz na raz i całkowicie się na niej skoncentruj. Pamiętaj, że to nie to, co robisz, wywołuje stres, ale myśli o tym, czego nie robisz.

Zagrożenia wewnętrzne

W epoce kamiennej stres był wywoływany przez zagrożenia zewnętrzne, takie jak dzikie zwierzęta lub wrogowie. Obecnie zaś to zagrożenia wewnętrzne – tzn. czynniki psychologiczne – są najczęstszą przyczyną stresu. Stres wywołują takie uczucia jak niepokój, obawa i złość.

Jednak w związku z tym, że na nasze uczucia wpływ mają nasze myśli, możemy wpływać na czynniki stresogenne, wybierając nasze myśli. Jeśli będziesz radosny i pozytywnie nastawiony do świata, twoje myśli będą zdominowane przez sprawy, które nie wywołują stresu. Dlatego też postaraj się patrzeć na życie pozytywnie. W przydarzających się sytuacjach szukaj dobrych, a nie złych stron. Nie odbieraj wszystkiego tak poważnie, ale spróbuj spojrzeć na negatywne wydarzenia z niejakiej perspektywy. Zapytaj siebie, co najgorszego może się wydarzyć, gdyby nie powiodło ci się w stu procentach. Umrzesz? Stracisz pracę? Raczej nie. Najgorsze, co może się wydarzyć, z reguły nigdy nie jest tak poważne, by miało się przyczyniać do odczuwania stresu.

Jeśli zastanowisz się nad tym, jakie sytuacje wywołują u ciebie stres, będziesz wiedział, w jakich obszarach musisz być bardziej efektywny. W ten sposób lepiej przyswoisz sobie informacje zawarte w dalszej części książki. W następnym rozdziale zajmiemy się podstawą osobistej efektywności, a mianowicie wyznaczaniem celów oraz wartościowaniem zadań i prac do wykonania.

Jak czytać tę książkę

Nie powinieneś traktować tego poradnika jako zbioru instrukcji, lecz jako źródło inspiracji. Przeczytaj książkę na raz, od początku do końca, potem daj jej odpocząć przez kilka miesięcy i przeczytaj po raz drugi. Z każdym kolejnym czytaniem z pewnością odkryjesz nowe elementy i inspiracje, które będą odpowiednie właśnie w twoim przypadku.

Wyznaczanie celów

W tym rozdziale zajmiemy się tym, co jest podstawą osobistej efektywności, a mianowicie wyznaczaniem celów.

W poprzednim rozdziale poznaliśmy Agatę, będącą przykładem osoby, której nie udaje się zrobić wszystkiego tego, co by chciała. Powiedziała m.in., że chciałaby mieć więcej czasu dla rodziny oraz na grę w tenisa. Pytamy zatem Agatę, czy zastanawiała się kiedyś, dlaczego sprawy wyglądają w taki sposób. Dlaczego nie masz czasu na rodzinę i grę w tenisa?

– Ponieważ cały mój czas pochłania praca. Prawie codziennie muszę pracować wieczorami. Czasami zdarza się też, że muszę pracować w sobotę lub w niedzielę.

– OK, ale przeanalizujemy przez chwilę twoją sytuację. Co stałoby się, gdybyś powiedziała sobie, że od tej chwili nie będziesz pracowała dłużej niż od godziny 9:00 do godziny 17:00. Wieczory i weekendy są odtąd zarezerwowane dla rodziny i na grę w tenisa.

– Co by się wtedy stało? Stałoby się to, że nie zdążyłabym doglądać firmy w odpowiednim stopniu.

– Nie możesz w takim razie przekazać części swoich obowiązków innym pracownikom?

– Tak, mogłabym to zrobić. Ale inni też mają tak dużo pracy, że na dłuższą metę nie dadzą rady przejąć części moich obowiązków.

– A co stałoby się, gdybyś zatrudniła dodatkowo jedną osobę? Czy to rozwiązałoby twój problem ze zdążeniem ze wszystkim, z czym należy zdążyć?

– Tak, na pewno rozwiązałoby. Ale jednocześnie takie rozwiązanie oznacza zwiększone koszty dla firmy. Wprawdzie jesteśmy rentownym przedsiębiorstwem, ale chciałabym utrzymywać koszty na najniższym możliwym poziomie.

– Zatem ustaliliśmy, że chcesz pracować mniej, że mogłabyś przekazać część swoich obowiązków komuś innemu, gdybyście zatrudnili nowego pracownika, ale to prowadziłoby do zwiększenia kosztów. Kosztów, na których zwiększenie was stać bez narażania firmy na straty. W takim razie pytanie do ciebie brzmi: Co jest dla ciebie ważniejsze – poziom rentowności firmy czy twoje życie rodzinne?

– Na pewno zależy to od proporcji, o jakich mówimy. Ale teraz, gdy pomogliście mi przeanalizować sytuację, postanowiłam, że zatrudnię nową osobę.

Zidentyfikuj cele

Niestety, zwykle jest tak, że większość ludzi w ogóle nie zastanawia się nad tym, co tak naprawdę chcą osiągnąć w życiu. Nie wyznaczają sobie identyfikowalnych celów do osiągnięcia. A jeśli nie mają celów, nie wiedzą również, w jaki sposób wartościować różne sprawy względem siebie.

Osobista efektywność zaczyna się od przeanalizowania swojego życia. Gdzie jestem teraz i dokąd chcę dojść? Co sprawia, że czuję się szczęśliwy i że moje życie ma sens? Dopiero po odpowiedzeniu na te podstawowe pytania można zacząć planować bardziej szczegółowe cele odnoszące się do życia prywatnego i zawodowego.

Czy znasz kogoś, kto jest zmęczony życiem? Zapytaj tę osobę, jakie ma cele w życiu, a zapewne dowiesz się, że są one niejasne, niezidentyfikowane albo że w ogólne ich nie ma.

Uszereguj cele według stopnia ważności

Dlatego też w dalszym ciągu tego rozdziału będziemy mówić o wyznaczaniu sobie celów, zarówno długo-, jak i krótkofalowych. Gdy już zdefiniujesz swoje cele, trzeba będzie nadać stopień ważności wszystkim podejmowanym działaniom, aby to, co robisz, pomagało ci w osiągnięciu celów. W związku z tym podpowiemy także, o czym powinieneś pomyśleć, wartościując wykonywane czynności i prace.

Cele życiowe

Na początek porozmawiajmy o celach życiowych. Aby życie miało sens oraz abyś wiedział, dlaczego robisz to, co robisz każdego dnia, ważne jest przemyślenie, czego się chce od życia. Proponujemy, abyś na chwilę odłożył tę książkę i zastanowił się, jakie masz życiowe cele, tzn. jakie są cele twojego życia.

I do czego doszedłeś? Robiłeś to już wcześniej? Zastanawiałeś się, jakie są twoje życiowe cele? Faktem jest, że naprawdę niewielu ludzi poświęca czas na przeanalizowanie swojego życia i swoich długoterminowych celów.

Dlaczego? Między innymi dlatego, że jest to trudne. Wielu filozofów poświęciło i poświęca mnóstwo czasu na zastanawianie się nad celem życia, i nie doszli oni do jakiejś jednoznacznej odpowiedzi.

Ale dla ciebie istnieje odpowiedź. Każdy człowiek ma inną odpowiedź na to pytanie i chodzi o to, aby spróbować zdefiniować, dlaczego ty żyjesz i dokąd ty zmierzasz. Jeśli to uczynisz, o wiele łatwiej będzie ci zaplanować działania w taki sposób, by pomogły w osiągnięciu życiowych celów.

Doświadczenia krytyczne

Czasem czytasz w gazetach o ludziach, którzy zetknęli się oko w oko ze śmiercią i od tamtej chwili radykalnie zmienili swoje podejście do życia. Może to być zagoniony biznesmen, który przeżył zawał, lub osoba, która wyszła cało z ciężkiego wypadku, w którym była zaledwie o włos od śmierci.

Gdy ludzie doznają tego rodzaju doświadczeń, zwykle przewartościowują swoje życie. Potrzeba aż tak krytycznego przeżycia, aby przenieść punkt ciężkości w życiu na poczucie celu.

Cel w życiu

Nic nie jest w życiu ważniejsze od posiadaniu celu. Bez poczucia celu życie wydaje się puste. W dzisiejszym społeczeństwie wielu wydaje się, że celem w życiu jest prześcignięcie innych i nieustanne dążenie do osiągania celów, które zawsze się wymykają z rąk.

Wszędzie są ludzie, którzy walczą w pocie czoła o to, by posiąść majątek lub znaczny status społeczny. Nie zastanawiają się oni jednak, czy właśnie to sprawi, że będą cieszyć się życiem.

Dla wielu ludzi poczucie celu jest w dużej mierze niejasne, ponieważ starają się przestrzegać reguł współżycia, jakie wymusili na nich inni. Większość ludzi popada w codzienną rutynę, polegającą na płaceniu rachunków, utrzymywaniu rodziny, wychowywaniu dzieci, dojeżdżaniu do pracy i z powrotem, próbach zaoszczędzenia kilku złotych w celu kupienia jeszcze większej ilości produktów i, generalnie, na prowadzeniu życia, w którym brak jest celów i rzeczywistych wartości. Oczywiście w płaceniu swoich rachunków i utrzymywaniu się leży duża wartość, jednak rozczarowanie z tych czynności będzie ogromne, jeśli ich wynik będzie bez znaczenia, a ty będziesz czuł, że tracisz cenne chwile życia na zachowania, które nie przynoszą szczęścia ani zadowolenia.

Musisz się dobrze czuć

Pamiętaj, że celem twojego życia jest to, abyś ty dobrze się czuł. Nie ma sensu pogoń za stanowiskami, nagrodami, pieniędzmi, samochodami lub innymi świecidełkami po to, by zadowolić innych. Dobrze, jeśli będziesz mógł pomóc innym, by oni także czuli się w życiu dobrze, ale ty żyjesz tylko własnym życiem. Sam musisz być zadowolony z życia, aby móc dawać radość innym.

Kilka nóg

Wielu ludzi mówi, że żyją jedynie dla swoich dzieci, dla swojego męża lub żony. Pamiętaj jednak, że jeśli zbudujesz dom, który w fundamencie będzie miał tylko jedną podporę, to gdy ta podpora się zawali, zawali się cały dom. Tak samo jest z tobą. Jeśli swoje całe życie zbudujesz wokół jednej osoby, jednego działania, jednej pracy lub jednej podpory jakiegokolwiek rodzaju, i właśnie ta podpora zniknie, popadniesz w ruinę, podobnie jak dom.

Dlatego też, zastanawiając się nad swoimi celami, staraj się jako życiowego celu nie określać konkretnej osoby lub konkretnego działania. Im więcej celów zdefiniujesz, tym lepiej.

Dokonaj przeglądu celów

Ważne jest, aby postarać się zidentyfikować cele. Celem może być np. zakup domku letniego, spędzanie jak największej ilości czasu z rodziną, zostanie dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa, zostanie dobrym golfistą, kupno Ferrari, spędzanie dwóch tygodni w roku na jachcie, wyruszenie w podróż dokoła świata, kupno własnego domu itp.

Usiądź i zastanów się nad swoimi celami. Najlepiej zapisz je na kartce. Pomoże to skonkretyzować cele i je sobie przypomnieć. Jeśli twoje cele osobiste nie będą dla ciebie jasne i wyraźne, nie będziesz mógł zaplanować działań i czynności prowadzących do ich osiągnięcia.

Osobista efektywność nie jest celem samym w sobie. Osobista efektywność przyda się tylko temu, kto wie, dlaczego chce być efektywny.

Pamiętaj również o tym, aby regularnie dokonywać przeglądu swoich celów. Cel, który dzisiaj uważasz za istotny, wcale nie musi być tak samo ważny za miesiąc czy za rok. Miej zatem w zwyczaju przeglądać i przewartościowywać swoje cele życiowe.

Pozytywne nastawienie

Najlepsze życie to takie, które przez cały czas jest wypełnione czynnościami, które wydają się celowe i sensowne. Aby mieć takie poczucie, należy przyjmować pozytywne nastawienie do większości zdarzeń, jakie spotykają nas w życiu. Życie pełne sensu wymaga pozytywnej postawy, a to ty sam wybierasz, jaką przyjmiesz postawę.

Powiedzmy, że wieczorem masz wolną chwilę na pobawienie się ze swoimi dziećmi. Jeśli chcesz, możesz poświęcić tę chwilę na czucie się znudzonym, odizolowanie się lub pogrążenie w melancholii. Z drugiej strony możesz także pobawić się z dziećmi, komunikować się z innymi oraz czuć zadowolenie i radość z tego, że masz takie fajne dzieciaki.

Albo załóżmy, że w pracy zostałeś skrytykowany za błąd, który popełniłeś. Masz dwa wyjścia: możesz być wściekły na osobę, która cię skrytykowała. Możesz też przyjąć krytykę w pozytywny sposób i spróbować zastanowić się, co zrobić, by następnym razem nie popełnić błędu.

Sam wybierasz

To ty sam wybierasz, jakie będzie twoje własne życie. Ustal swoje cele, dopilnuj, aby nie było ich zbyt mało, regularnie dokonuj ich przeglądu i pamiętaj o tym, że w ostatecznym rozrachunku to twoja postawa wobec otaczających rzeczy i zdarzeń będzie miała wpływ na to, jakie będzie twoje życie. Żyjesz tylko raz. Ale jeśli będziesz żył dobrze, ten raz wystarczy.

– I co, Agato? Wyniosłaś coś dla siebie z tych rozważań nad celami w życiu?

– Oczywiście. Zgadza się, że generalnie ludzie rzadko zastanawiają się nad tym, jakie naprawdę są ich cele w życiu – ja jestem tego przykładem. Poza tym trzeba się chyba zastanowić nad tym, jakie powinny być nasze cele. Oczywiście, w przeszłości stawiałam sobie jakieś cele, ale wasze rozumowanie skonkretyzowało tę problematykę. Łatwo jest określić cele, trudniej natomiast określić właściwe cele dla swojego życia. Podobnie jak wy uważam, że ludzie, określając swoje cele, nadmiernie sugerują się innymi, a to oznacza, że nie jest całkiem jasne, jakie są nasze własne wartości.

– Innym obszarem, z którym mam problem, jest planowanie krótkoterminowe. Trudno mi zdążyć z osiągnięciem celów, które sobie wyznaczam każdego dnia. Poza tym mam trudności w „zarządzaniu” celami. Nie bardzo wiem, w jaki sposób powinnam je planować i jak ustalać stopień ich ważności. Często zdarza się tak, że zaplanowałam sobie, że skończę daną rzecz w ciągu dnia, np. przeglądanie planów produkcyjnych fabryki, jednak przeszkodzi mi w tym coś, co nie jest równie ważne, ale co wydaje się niecierpiące zwłoki. Może to być np. rozmowa telefoniczna, w trakcie której okazuje się, że w ogóle nie była ważna. Jak postępować w tego rodzaju sytuacjach?

Cele projektowe i cele dzienne

Cóż, konflikt między ważnymi celami i celami niecierpiącymi zwłoki jest bardzo częsty. Zajmiemy się tym nieco później. Najpierw powiemy o tym, o czym należy pomyśleć, wyznaczając cele projektowe i cele dzienne.

Mówiąc o celach dziennych, mamy na myśli cele na najbliższy dzień. Cele projektowe to cele na najbliższy tydzień, najbliższy miesiąc lub najbliższy rok, w zależności od tego, jaki jest charakter twojej pracy.

Po pierwsze, musisz zrozumieć, że jeśli chcesz osiągnąć swoje życiowe cele, nie masz innego wyjścia: musisz wyznaczać cele dzienne i cele projektowe. Działanie bez wyznaczonych celów jest jak strzelanie z łuku w gęstej mgle. Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, nie masz szans na dojście do celu.

Trudno przyzwyczaić się do planowania

Planowanie celów nie jest trudne. Trudne jest przyzwyczajenie się do planowania. Ogromną część naszego życia wyznaczają przyzwyczajenia. Musisz zatem wyrobić w sobie nawyki, które spowodują, że będziesz działać we właściwy sposób.

Masz tysiące przyzwyczajeń, którym ulegasz dzień po dniu, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Sposób, w jaki się myjesz, szczotkujesz zęby, jesz śniadanie, odnosisz się do swoich kolegów w pracy, piszesz listy, odbierasz telefon, wyznaczasz swoje cele – wszystko to jest sterowane przez twoje nawyki.

W związku z tym ulepszenie techniki wyznaczania celów będzie zależało od tego, czy przyzwyczaisz się do wyznaczania celów. Jeśli przez kilka najbliższych tygodni, na koniec każdego dnia, poświęcisz od 10 do 30 minut na zaplanowanie pracy do wykonania na dzień następny, wyrobisz w sobie nawyk planowania i wyznaczania celów. Stanie się to twoją codzienną rutyną, której nie będziesz mógł pominąć.

Kreatywność

Osoby, które nie wyrobią w sobie nawyku planowania swoich celów, nigdy nie zapanują w pełni nad swoim życiem. Osoby takie często twierdzą, że są szczęśliwsze bez planowania i że planowanie hamuje kreatywność. Nic bardziej błędnego – w rzeczywistości planowanie sprzyja kreatywności.

Poświęcenie 30 minut na zaplanowanie czasu i celów może zaoszczędzić co najmniej dwie godziny. Czasem jeden dobry i właściwie zaplanowany pomysł oznacza oszczędność kilku miesięcy lub nawet kilku lat. Jeśli chcesz działać w efektywny sposób, koniecznie musisz codziennie planować swój czas i cele.

Pięć kryteriów związanych z celami

Wyznaczając cele, powinieneś kierować się następującymi kryteriami:

Cele muszą być konkretne i mierzalne. Musisz dokładnie wiedzieć, do czego dążysz i musisz dokładnie wiedzieć, kiedy dany cel został osiągnięty. Musisz skonkretyzować cel i wyrazić go w jakiejś jednostce, np. złotych, kilogramach, sztukach itp.

Cele muszą być realistyczne i możliwe do osiągnięcia. Jeśli cele będą tak wygórowane, że ich osiągnięcie będzie niemożliwe, będziesz rozczarowany, a w konsekwencji pojawi się stres. Jeśli zaś ustawisz poprzeczkę zbyt nisko i cele będą zbyt łatwe do osiągnięcia, poluzujesz cugle, a twój poziom ambicji ulegnie obniżeniu. Dlatego też cele muszą być dobrze wyważone.

Musi istnieć możliwość porównania celów ze sobą, tak abyś mógł dokonać oceny swoich osiągnięć.

Musisz ustalić granicę czasową. Musisz wyznaczyć termin, w którym cel ma zostać osiągnięty.

Musisz zapisać swoje cele. Nie wystarczy, że w myślach postanowisz sobie, co chcesz osiągnąć. Spisanie celów pomoże ci być konkretnym i podkreśli twoją chęć przeprowadzenia tego, co zaplanowałeś.

Zapisz cele

Jeśli jednak zapiszesz cele, a następnie położysz kartkę z notatkami w miejscu, w które nigdy nie zaglądasz, zapisanie celów straci swój sens. Kartka z zapisanymi celami musi znajdować się w takim miejscu, abyś ciągle ją widział. Musisz nieustannie mieć cele przed oczami – będzie ci to przypominać, dokąd zmierzasz.

Jeśli jeszcze nie zapisałeś swoich celów na następny dzień, tydzień, miesiąc lub rok, to teraz jest ku temu odpowiednia pora. Wyznacz sobie cele dotyczące nie tylko pracy, ale także życia prywatnego.

Gdzie mam zapisać cele?

Gdzie najlepiej zapisać swoje cele? Część osób przeszła specjalne szkolenia w zakresie zarządzania czasem, w ramach których otrzymała zaawansowane kalendarze-planery wraz ze skomplikowanymi instrukcjami, jak ich używać. Inni twierdzą, że planują tak samo dobrze z wykorzystaniem zwykłego kalendarza lub niewielkiej kartki.

Nie to jest najważniejsze, jaki system zastosujesz. Najważniejsze jest to, abyś naprawdę zaplanował swoje cele. Jak już wcześniej mówiliśmy, w dużym stopniu chodzi o nawyki. Jeśli przyzwyczaiłeś się do używania planera do zarządzania czasem, na pewno jest to bardzo pożyteczne narzędzie. Istotą jest jednak to, abyś skorzystał z rad, które ci dajemy, abyś wypracował system, który tobie odpowiada najbardziej i abyś wyrobił w sobie nawyk jego stosowania.

Priorytety

Po wyznaczeniu celów czas na ustalenie, w jakiej kolejności będziesz wykonywał dane czynności i działania. Musisz przyjąć jakiś system ustalania priorytetów.

Po pierwsze, musisz dopilnować, abyś zawsze miał czas na najważniejsze czynności. Chodzi o to, aby ustalić, które czynności są najważniejsze, skupić się na nich i ignorować wszystko inne. Trudno jednak może być jednak ignorować niektóre rzeczy i pokusy, które czasem zdają się wypełniać cały nasz czas. To właśnie wtedy, gdy zrezygnujesz z tych mniej ważnych pokus, pojawi się problem efektywnego wykorzystania czasu.

Jakość przed ilością

Nawet najbardziej efektywna osoba musi uświadomić sobie, że nigdy nie będzie miała wystarczająco dużo czasu na zrobienie tego wszystkiego, co chciałaby zrobić.

Nie to jednak się liczy, ile wykonasz. To wartość twoich działań ma znaczenie. Problem leży oczywiście w tym, aby dokładnie wiedzieć, na których czynnościach powinniśmy się skupić, tak aby łączna wartość była jak najwyższa.

Część osób ma bardzo szybkie tempo pracy i pracuje wiele godzin dziennie. Można je niemal uznać za bardzo efektywne – dopóki nie zrozumie się, że czasem poświęcają one zbyt dużo czasu na wykonywanie nie tego, co trzeba. Ważniejsze jest wykonywanie właściwych czynności niż wykonywanie czynności właściwie.

Reguła 80/20

Jest taka reguła zwana regułą 80/20, którą można z powodzeniem zastosować do podziału wykonywanych czynności. Mówi ona, że 20% poświęconego czasu przekłada się najczęściej na 80% rezultatu. Oznacza to zatem, że 80% czasu odpowiada jedynie za 20% rezultatu. To właśnie te proporcje musisz starać się zmienić, ustalając ważność wykonywanych czynności.

Reguła 80/20 mówi także, że 20% wszystkich czynności przekłada się na 80% rezultatu, a że 80% wszystkich czynności odpowiada jedynie za 20% rezultatu. Innymi słowy, należy skoncentrować swoje działania na tych 20% czynności, które przynoszą najlepszy rezultat.

Ta prawidłowość wyrażona regułą 80/20 została po raz pierwszy opisana w XIX wieku przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto i dlatego też jest określana mianem reguły Pareto. Pareto, badając strukturę własności dóbr materialnych w społeczeństwie, odkrył, że 80% całkowitego majątku kraju jest w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. W późniejszym czasie reguła 80/20 była stosowana do objaśnienia zależności w innych dziedzinach i obszarach, również w osobistej efektywności. Poświęcony czas nie jest zatem proporcjonalny w stosunku do osiągniętego rezultatu.

Według ważności

Aby móc ustalić, którą czynność należy wykonać w danej sytuacji, należy stosować prostą i skuteczną metodę ustalania priorytetów. Im więcej wartości niesie ze sobą dana czynność, tym wyższy priorytet należy jej przypisać.

Jeśli chodzi o cele projektowe, powinieneś spróbować uporządkować je według stopnia ważności, tak abyś wiedział, który cel lub które cele są najważniejsze. Najważniejszemu celowi przypisz jedynkę, następnemu w kolejności – dwójkę itd. Można także podzielić cele na cztery różne kategorie:

bardzo ważne

dość ważne

mniej ważne

nieważne,

a następnie uporządkować według ważności cele znajdujące się w każdej z tych kategorii.

Czas ma wpływ na stopień ważności

Niektórzy twierdzą, że każda czynność w codziennym planowaniu również powinna mieć przypisany swój stopień ważności. Jednak w tym kontekście należy pamiętać, że jedna osoba może wykonywać tylko jedną czynność na raz. Dlatego też wystarczy zidentyfikować zadanie, które jest najważniejsze do wykonania właśnie w tej chwili.

Powiedzmy, że masz 10 różnych celów spisanych na kartce, i że każdej z tych czynności przypisałeś stopień ważności w postaci cyfry. Co się stanie, gdy otworzą się drzwi i ktoś zleci ci wykonanie dodatkowego zadania? Cóż, w tej sytuacji powinno się nadać stopień ważności tej nowej czynności, co wiąże się z koniecznością dokonania zmian na liście priorytetów. Być może czynność, która wcześniej była najważniejsza, teraz już będzie druga w kolejności.

Może również zdarzyć się tak, że ta czynność, którą aktualnie wykonujesz, zabiera tyle czasu, że inne zadanie, które pojawi się np. za dwa dni, okaże się być ważniejsze do wykonania jeszcze przed zakończeniem pierwszego zadania. Zatem czas ma wpływ na ustalanie stopnia ważności czynności. Gdyby stopnie ważności trzeba było co chwilę zmieniać, wiązałoby się to koniecznością wykonania masy niepotrzebnej pracy.

Jedna rzecz na raz

Możesz pracować tylko z jednym zadaniem na raz, a cele dzienne przez cały czas się zmieniają i w związku z tym wystarczy, że w ramach codziennego planowania ustalisz, które zadanie jest najważniejsze.

Najważniejsze w kwestii osobistej efektywności jest uświadomienie sobie, że można robić tylko jedną rzecz na raz, a następnie skoncentrowanie się na zrobieniu tej rzeczy do końca. Dlatego też podstawowe pytanie brzmi: „Które zadanie jest najważniejsze do wykonania w tej chwili?”

Wyrób w sobie nawyk stawiania tego pytania, zarówno w domu, jak i w pracy. Stawiaj je sobie tak często, aż w końcu stanie się ono podświadomym przewodnikiem twojej osobistej efektywności. Pamiętaj, że bycie efektywnym wymaga zaspokojenia wszystkich twoich potrzeb. Czasami najważniejszą czynnością będzie być może poleżenie na kanapie przez pięć minut, czasami może nią być wypicie kawy. Jeśli jednak twoje cele będą dla ciebie zawsze jasne i czytelne, będziesz również wiedział, jaka czynność pomoże ci w ich osiągnięciu.

Wykaz na jednej kartce

Aby możliwe było ustalenie, która z czynności dziennych jest najważniejsza do wykonania w tej właśnie chwili, należy przygotować pełny wykaz swoich celów dziennych.

Taki wykaz musi być czytelny oraz funkcjonalny i w związku z tym proponujemy, abyś nigdy nie wyznaczał więcej celów dziennych niż tyle, ile mieści się na jednej kartce. Jeśli do wykonania masz tak dużo zadań, że nie mieszczą się one na jednej kartce, prawdopodobnie wziąłeś na siebie zbyt dużo pracy lub wyznaczyłeś zbyt daleko idące cele. W tym wypadku należy ograniczyć ilość celów. W jaki sposób to zrobić? Zajmiemy się tym w dalszej części tego rozdziału.

Jeśli spiszesz cele dzienne na jednej kartce, łatwiej będzie je przejrzeć i ustalić, która czynność jest najważniejsza do wykonania w danym momencie. Jeśli szef zleci ci wykonanie jeszcze jednego zadania, zapiszesz je po prostu na kartce.

Jeśli będziesz musiał przerwać to, czy się właśnie zajmujesz, i zabrać się za nowe zadanie, zrób to. Jeśli jednak nowe zadanie ma niższy priorytet niż to, którym się właśnie zajmujesz, kontynuuj pracę, którą wykonywałeś w momencie, gdy szef powierzył ci nowe zadanie. Jako że nie przypisałeś poszczególnym zadaniom stopnia ważności, nie musisz przewartościowywać zadań. Skoncentruj się na tym, co jest najważniejsze do wykonania w tej właśnie chwili. Wcześniej ustaliłeś stopień ważności celów projektowych i nadałeś im priorytet w poszczególnych kategoriach, nie powinieneś więc mieć problemu z ustaleniem, którą czynnością dzienną należy się zająć w pierwszym rzędzie.

Musisz umieć przerwać

Pamiętaj też o tym, co powiedzieliśmy wcześniej: status najważniejszego zadania może się przesunąć na inne zadanie niż to, które aktualnie wykonujesz, ponieważ czas płynie. Czas ma wpływ na ustalanie priorytetów.

Ważne jest, aby potrafić skoncentrować się na doprowadzeniu zadania do końca Ważne jest jednak także i to, aby potrafić przerwać wykonywanie tego, czym się aktualnie zajmujemy, jeśli pojawi się ważniejsze zadanie.

Trudno jest bowiem przerwać coś, co się zaczęło. Czasami jednak zdarza się, że już w toku pracy zauważasz, że to, co zacząłeś, wcale nie jest takie ważne. Załóżmy na przykład, że chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o technikach negocjacji i zaczynasz czytać książkę na ten temat. Jeśli okaże się, że książka jest kiepska i nie wnosi nic pozytywnego, powinieneś przestać ją czytać i zamiast tego skoncentrować się na czymś innym.

Niestety, nie wszyscy sobie to uświadamiają. Wiele osób nie wykazuje na tyle rozsądku, aby przerwać wykonywanie czynności, mimo że okazuje się ona być mało przydatna. Uważają one, że jeśli się czegoś podjęło, trzeba to dokończyć. Zapominają jednak o tym, aby podczas wykonywania czynności przewartościować priorytety.

Ważne – pilne

Aby móc ustalić, co jest dla ciebie w danym momencie najważniejsze, musisz umieć odróżnić to, co najważniejsze, od tego, co pilne. Bycie efektywnym w pracy wymaga uświadomienia sobie, że to, co jest najpilniejsze, niekoniecznie jest też najważniejsze.

Charakterystyczną cechą osób nieefektywnych jest to, że reagują one nie na to, co ważne, ale na to, co pilne. Z czego bierze się np. to, że wielu studentów zaczyna się uczyć do egzaminu dopiero na dwa lub trzy dni przed dniem egzaminu? Ostatniej nocy siedzą do piątej nad ranem i utrzymują się na nogach za pomocą kawy i tabletek kofeinowych, i stresują się, że nie zdążą. Przyczyną takiego zachowania jest fakt, że wielu studentów reaguje na to, co pilne. Nie zaczynają uczyć się do egzaminu, zanim nie zdadzą sobie sprawy, że zostały jeszcze tylko dwa lub trzy dni. Czas zaczyna naglić – wtedy zabierają się za naukę.

Telefon

Inną czynnością, która zawsze wydaje się pilna, ale która rzadko kiedy jest ważna, jest odbieranie telefonu za każdym razem, gdy zadzwoni. Wszyscy jesteśmy ciekawi, kto dzwoni. Rzadko jednak rozmowa telefoniczna bywa ważniejsza od najważniejszego zadania, które właśnie wykonujesz. Dlatego też poproś sekretarkę lub osobę łączącą rozmowy, aby notowała, kto dzwoni, zamiast za każdym razem łączyć z tobą osobę dzwoniącą. Albo też podłącz automatyczną sekretarkę i oddzwoń później, gdy będziesz miał czas.

E-mail

Jeśli chodzi o wzbudzanie ciekawości, e-mail jest podobny do telefonu. Trudno oprzeć się zajrzeniu do skrzynki mailowej. Może tam przecież być coś ciekawego. A kiedy już się do niej weszło, ogarnia nas pokusa natychmiastowego odpowiedzenia na odebrane wiadomości. I w ten sposób przerywamy koncentrację na tym, co jest w tej chwili najważniejsze.

Jednak generalnie rzecz biorąc, e-mail jest dużo korzystniejszy od rozmów telefonicznych. Na wiadomość mailową można opowiedzieć, gdy ma się czas, nie jest się sterowanym przez kogoś innego.

Cztery kategorie

Wszystkie czynności można zakwalifikować do jednej z następujących kategorii:

Ważne i pilne

Ważne, ale nie pilne

Pilne, ale nie ważne

Ani ważne, ani pilne.

Kiedy już sporządziłeś dzienną listę rzeczy do wykonania, musisz z niej wybrać czynności, które są najważniejsze. Absolutnie najważniejsze są te czynności, które znajdują się w kategorii „Ważne i pilne”. Czynnościom, które nie są ani ważne, ani pilne, należy przypisać najniższy priorytet, a w wielu wypadkach nie warto się za nie w ogóle zabierać.

Naucz się mówić nie

Skoncentrowanie się na zadaniu, które jest aktualnie najważniejsze do wykonania, wymaga umiejętności mówienia nie. Badania wykazują, że osoby, które mają trudności z mówieniem nie, dużą częściej cierpią z powodu stresu niż te, które nauczyły się odmawiać. Nigdy nie osiągniesz bardzo dobrych wyników, jeśli nie skupisz się na tym, co ważne. Dlatego też musisz mieć odwagę odmówić temu, kto kusi cię czynnością, która nie prowadzi do osiągnięcia twoich celów. Naucz się zatem mówić nie.

Dobrym sposobem może być codzienne notowanie, ile razy udało ci się powiedzieć nie. Statystykę odmawiania można znacznie poprawić przez samo uświadomienie sobie tego fenomenu.

Zbyt dużo celów na liście dziennej

Czasem na swojej dziennej liście masz tak wiele celów, że czujesz, iż to już za dużo. Zdajesz sobie sprawę, że nie dasz rady osiągnąć ich wszystkich. W takiej sytuacji masz co najmniej pięć sposobów na to, jak ograniczyć ilość celów na liście:

delegować pracę komuś innemu

pracować więcej

zredukować ilość celów

zredukować ilość przerw zakłócających pracę

być bardziej efektywnym.

Delegowanie

Im więcej masz do zrobienia, tym chętniej będziesz delegował pracę i tym ważniejsze jest, abyś właśnie to robił. Jeden z rozdziałów tej książki jest w całości poświęcony temu, o czym należy pomyśleć, aby skutecznie delegować pracę.

W związku z delegowaniem często pojawia się problem polegający na tym, że jeśli jesteśmy nadmiernie zestresowani, trudno jest nam nawet wyobrazić sobie, że poświęcamy czas na delegowanie pracy (zabiera to przecież trochę czasu). Staraj się zatem unikać doprowadzania się do stanu ciężkiego stresu – podejmij odpowiednie działania znacznie wcześniej.

Pracować więcej

Przez ograniczony czas możesz pracować więcej niż normalnie, tzn. dłużej o kilka godzin dziennie. Bądź jednak ostrożny z wydłużaniem czasu pracy. Zbyt dużo pracy może wywoływać negatywny stres.

Zredukować liczbę celów

Możesz ograniczyć liczbę celów. Przejrzyj jeszcze raz swoje cele. Być może niektóre zadania można wykreślić z listy?

Zredukować liczbę przerw zakłócających pracę

Możesz zmniejszyć liczbę czynników zakłócających wykonywaną pracę do momentu, aż zakończysz dane zadanie. W kolejnym rozdziale omawiamy metody, dzięki którym można wpływać na niechciane przerwy.

Być bardziej efektywnym

I w końcu można być bardziej efektywnym w sposobie wykonywania pracy. Być może poprawa warunków w miejscu pracy będzie prowadzić do tego, że zdążysz zrobić więcej w krótszym czasie. Można też zwiększyć swoją wydajność, będąc bardziej kreatywnym. Można także wykonywać czynności szybciej i skuteczniej, stosując odpowiednie metody podczas czytania i pisania. Mówimy o tym w odrębnych rozdziałach w dalszej części książki.

– I co, Agato? Dowiedziałaś się czegoś na temat tego, jak lepiej planować swoje codzienne czynności i jak być bardziej efektywnym w wyznaczaniu celów?

– Tak, rzeczywiście. Duża część tego, co mówicie, brzmi jak rzecz oczywista. Moim problemem było skonkretyzowanie tego, co naprawdę muszę zrobić, by być bardziej skuteczną w planowaniu swoich celów. Teraz widzę, że najpierw muszę sprecyzować swoje cele życiowe. Następnie ustalę cele projektowe na kolejne tygodnie, miesiące lub lata, i uporządkuję je w kolejności ich ważności. Kiedy już to zrobię, każdego popołudnia poświęcę chwilę czasu na zaplanowanie czynności na następny dzień i zapiszę je na kartce. Następnie przez cały czas będę wybierać z listy tę czynność, którą uważam za najważniejszą do wykonania w danym momencie i całkowicie poświęcę się jej wykonaniu. Od dzisiaj będę miała w zwyczaju planować swoje cele i nieustannie zadawać sobie pytanie: „Jaka czynność jest najważniejsza do wykonania w tej chwili?”

– Ponadto uważam, że ciekawe było to, co powiedzieliście o konflikcie między tym, co ważne, a tym, co pilne. Wiem, że sama często ulegam temu, co jest pilne, albo co wydaje się pilne, zamiast skupić się na tym, co ważne.

Ograniczanie niepożądanych przerw

W tym rozdziale zajmiemy się tym, w jaki sposób radzić sobie z niepożądanymi przerwami w pracy i jak je ograniczać.

Statystyki wykazują, że kierownikom średniego i wyższego szczebla przerywa się przeciętnie co osiem, dziewięć minut. Oznacza to około 7 zakłóceń na godzinę oraz ponad 50 zakłóceń w ciągu dnia pracy.

Rozproszenie powoduje konieczność rozpoczęcia od nowa

Efektywna praca nad złożonym zagadnieniem wymaga czasu na wdrożenie się w temat. Większość ludzi potrzebuje co najmniej od jednej do dwóch godzin nieprzerwanej pracy, aby móc się skupić i pracować efektywnie nad skomplikowanym zagadnieniem. Jeśli coś rozproszy naszą uwagę choćby na krótką chwilę, potrzebujemy dodatkowego czasu na ponowne „wgryzienie się” w temat, zanim znajdziemy się w miejscu, w którym nam przerwano.

Dlatego też bycie efektywnym przy wykonywaniu ważnego zadania jest uwarunkowane możliwością wykonywania pracy w spokoju, bez zakłóceń z zewnątrz. Można zrobić naprawdę dużo, jeśli choć raz będzie się miało możliwość pracowania bez zakłóceń przez godzinę lub dwie. Efekt nieprzerwanej godziny pracy może odpowiadać temu, jaki uzyskamy przez cały dzień, gdy się nam przerywa. Zatem gdy masz do wykonania ważną pracę, niezwykle istotne jest zaplanowanie jej w taki sposób, abyś mógł wykonać ją bez zakłóceń z zewnątrz.

Ci, którzy przerywają

Niepożądane przerwy zawsze są inicjowane w taki czy inny sposób przez ludzi. Przerwa równa się ludzie – ludzie, którzy chcą przenieść twoją uwagę z tego, czym się właśnie zajmujesz, na coś innego. Ludzie sami w sobie zawsze są ważni, jednak wcale nie jest pewne, czy to, co mają do powiedzenia – ich przesłanie – jest zawsze równie ważne. Łatwiej ci będzie radzić sobie z niepożądanymi przerwami w pracy, gdy nauczysz się rozróżniać między ludźmi a tym, jakie niosą ze sobą przesłanie. Bądź życzliwy w stosunku do ludzi, ale krytyczny w stosunku do ich przesłania.

Sam też możesz być winowajcą

Już teraz warto wspomnieć, że przerwy nie zawsze są inicjowane przez innych ludzi. Również ty sam możesz sobie przerywać różnymi czynnościami, które pojawiają się w twojej świadomości. Przykład? Proszę bardzo: nagle przypominasz sobie, że musisz do kogoś zadzwonić i robisz to natychmiast, aby później o tym nie zapomnieć. Albo: myślisz sobie, że trzeba by zrobić przerwę na kawę lub też nagrodzić swoją pracowitość przejrzeniem gazety leżącej na biurku.

Najlepszym lekarstwem na takie pokusy jest dopilnowanie, aby być skoncentrowanym na tym, co się robi, i jednocześnie – z wykorzystaniem systemu robienia notatek dotyczących zadań, które są jeszcze do zrobienia – nie musieć trzymać tych zadań w głowie. Pomocne jest także utrzymywanie porządku na biurku. O tym wszystkim powiemy w dalszej części książki.

Można wpływać na przerwy

Części niepożądanych przerw w pracy prawdopodobnie nie da się uniknąć. Ale nie można dopuścić do tego, by przerwy te występowały w sposób przypadkowy. Możesz wpływać na przerwy za pomocą kilku prostych metod, jeśli tylko będziesz wiedział, jak postępować.

– Zanim przejdziemy dalej, chcielibyśmy zapytać cię, Agato, czy masz jakieś swoje sposoby na radzenie sobie z niepożądanymi przerwami?

– Tak, istotnie mam kilka metod, które regularnie stosuję. Często się zdarza, że przerywają mi osoby wchodzące do mojego gabinetu. Mogą to być pracownicy działu produkcji, którzy chcą zapytać o coś w związku z dostawą, może to też być ktoś z administracji, kto ma jakąś ważną sprawę. Kiedy już uzyskają odpowiedź na zadane pytanie, często przysiadają na chwilę, by porozmawiać o codziennych sprawach. Jeśli jestem bardzo zajęta i chcę, by dana osoba sobie poszła, daję jej to do zrozumienia, patrząc od czasu do czasu na zegarek. Jeśli on lub ona nie rozumie aluzji, zwykle biorę do ręki jakiś dokument z biurka, pokazując w ten sposób, że mam zamiar wrócić do tego, co przed chwilą robiłam. Jeśli osoba ta ciągle nie wychodzi, proszę ją po prostu, aby wyszła z gabinetu, ponieważ muszę wrócić do moich obowiązków. Jeśli nie wychodzi z pokoju nawet po takiej prośbie, wstaję i sama wychodzę.

Wiele sposobów na ograniczenie niepożądanych przerw

Istnieje mnóstwo różnych sposobów na ograniczenie niepożądanych przerw. Wiele osób uważa, że przejęcie kontroli nad niechcianymi przerwami jest niemal niemożliwe. Faktem jest jednak, że masz do dyspozycji więcej metod kontrolowania przerw, niż myślisz. W tym rozdziale omówimy te najważniejsze i najbardziej użyteczne.

Ustalenie, która z tych metod będzie najbardziej odpowiednia w twoim przypadku, wymaga rozpoczęcia od przeanalizowania, co jest przyczyną twoich przerw. To tak jak z lekarzem, który przepisuje lekarstwa. Aby wypisać receptę, najpierw musi on postawić diagnozę. A aby postawić diagnozę, musi najpierw zbadać pacjenta.

Postaw diagnozę

Po pierwsze musisz zdiagnozować swój stan chorobowy, tzn. twoje przerwy. Porównanie przerw do stanu chorobowego jest faktycznie uzasadnione, ponieważ przerwy są przyczyną podenerwowania mogącego prowadzić do długotrwałego stresu, któremu towarzyszą inne dolegliwości.

Rozpocznij zatem od ustalenia, co powoduje przerwy w twoim przypadku i kiedy one zwykle występują. Czy to ty sam często jesteś ich przyczyną? Czy przeszkadza ci dzwoniący telefon i rozmowy telefoniczne? Czy do twojego pokoju raz po raz wchodzą współpracownicy lub może goście z zewnątrz i zakłócają twój spokój? Zaczynając od ustalenia przyczyn przerw, łatwiej ci będzie ustalić, jakie kroki należy podjąć, aby w pewnych okresach móc pracować bez zakłóceń z zewnątrz.

Jeśli masz problem z niepożądanymi przerwami, proponujemy, abyś np. przez tydzień lub dwa notował każdą przerwę na kartce. Zanotuj, kto zainicjował przerwę, jak długo ona trwała i kto zakończył rozmowę. Zwracaj też uwagę na to, jakie techniki stosują inni, aby zakończyć rozmowę. Być może będą one odpowiednie w twoim przypadku. Prawdopodobnie będziesz bardzo zdziwiony wynikiem przeprowadzonej analizy. Studiując informacje, które zebrałeś w ciągu tego tygodnia lub dwóch, zapewne nie raz pomyślisz: „Coś takiego!”.

Rozwiązania

Rozwiązania, jakie przyjdą ci do głowy podczas studiowania wyników analizy, mogą być np. takie: przekazywać bardziej wyraźne i szczegółowe informacje osobom, którym deleguję wykonanie jakiegoś zadania, przekazać odpowiedzialność za daną sprawę innemu współpracownikowi, poprosić przyjaciół, aby dzwonili do mnie do domu wieczorem, ustalić określone godziny w ciągu dnia, w których będę odbierać przychodzące rozmowy itp.

Trzy źródła

Przyczyna niepożądanej przerwy z reguły pochodzi z jednego z następujących trzech źródeł:

przyczyną przerwy jesteś ty sam w wyniku błędnego planowania

przychodzące rozmowy telefoniczne

osoby wchodzące do twojego biura.

Rozpoczniemy od dwóch podstawowych zasad ograniczania niepożądanych przerw, których przyczyną jesteś ty sam.

Sam jesteś przyczyną niepożądanych przerw

Deleguj w jasny sposób

Pierwsza zasada brzmi: dając instrukcje swoim współpracownikom, pamiętaj, aby były one jasne i dokładne. Jeśli zlecasz komuś wykonanie zadania lub przekazujesz inne wskazówki, ważne jest, aby były one sformułowane w jasny sposób, tak aby osoba ta nie musiała niepotrzebnie wracać do ciebie z prośbą o wyjaśnienie, co tak naprawdę miałeś na myśli.

Załóżmy, że wezwałeś pięć osób na zebranie bez poinformowania ich, w którym pokoju macie się spotkać. W tej sytuacji otrzymasz pięć telefonów z pytaniem, gdzie odbywa się spotkanie.

Kontroluj się

Druga zasada mówi, że zawsze powinieneś traktować inne osoby w taki sposób, w jaki chciałbyś, aby one traktowały ciebie. Być może swoim zachowaniem zachęcasz do tego, by ci przerywano.

Jeśli bez zahamowań przerywasz swoim współpracownikom z najbardziej błahego powodu, będą oni zachowywać się podobnie w stosunku do ciebie. Dlatego też wyrób w sobie nawyk gromadzenia różnych spraw, które chcesz omówić z daną osobą. Następnie napisz do niej lub zadzwoń i powiedz, że chcesz omówić kilka spraw.

Jeśli wykażesz się samodyscypliną i przestaniesz bez ważnego powodu przerywać innym w ich pracy, nawyk ten rozprzestrzeni się wśród twoich współpracowników. W ten sposób jednocześnie przyczynisz się do ograniczenia sytuacji, w których ktoś przerywa tobie. Osobista efektywność to nie tyle kwestia metod i technik, ile dyscypliny w postępowaniu.

Przychodzące rozmowy telefoniczne

Innym częstym źródłem niepożądanych przerw są przychodzące rozmowy telefoniczne. Co zrobić, aby rozmowy telefoniczne nie zakłócały twojej koncentracji w czasie, gdy pracujesz nad ważnym zadaniem, i w jaki sposób zakończyć rozmowę, która przeciąga się ponad miarę i nie wnosi nic pozytywnego? Otrzymasz od nas dziewięć różnych rad.

Sekretarka

Czas rozmów telefonicznych

Przerywaj gadułom

Zaplanuj rozmowy telefoniczne

Telefony podczas wizyty

Przejdź do rzeczy

Automatyczna sekretarka

Ograniczenie czasu rozmowy

Nie martw się, że twoje zachowanie zostanie odebrane jako niegrzeczne.

Sekretarka

W przypadku gdy masz sekretarkę, która odbiera telefony, powinieneś wspólnie z nią opracować plan postępowania z rozmowami przychodzącymi. Sekretarka powinna przede wszystkim za każdym razem ustalić, jak ważna jest dana sprawa i kto w pierwszym rzędzie powinien się nią zająć. Nie chcesz przecież żadnych niepotrzebnych rozmów telefonicznych.

Jeśli ktoś inny w firmie powinien zająć się daną sprawą lub jeśli sprawę można komuś przekazać, należy dopilnować, aby rozmowa została przełączona bezpośrednio do tej osoby. Jeśli sama sekretarka może udzielić takiej informacji, oczywiście powinna to zrobić.

Nawet jeśli potrzebne są instrukcje z twojej strony, sekretarka także może załatwić sprawę bez łączenia rozmowy do ciebie. Powinna ona poprosić osobę dzwoniącą, aby chwilę poczekała. Następnie powinna poprosić cię o odpowiedź i przekazać ją osobie dzwoniącej. Tego typu krótkie i nieznaczące przerwy nie muszą wcale zakłócać twojego toku myślenia przy wykonywaniu danego zadania. Możesz natychmiast wrócić do pracy, a sekretarka przekaże wymaganą informację. Tego rodzaju współpraca często wymaga czasu potrzebnego na „dotarcie się”, jednak na dłuższą metę jest nieoceniona z punktu widzenia efektywności.

W jaki sposób sekretarka powinna postępować z rozmowami telefonicznymi, które wydają się wystarczająco ważne, aby można było tobie przeszkodzić? Sekretarka może np. powiedzieć rozmówcy: „Pan X jest w tej chwili nieco zajęty. Czy sprawa jest na tyle pilna, aby mu przeszkodzić?” W ten sposób sekretarka pozwala osobie dzwoniącej samodzielnie ocenić, jak ważna jest dana sprawa. Zasada ta z reguły dobrze się sprawdza, pod warunkiem jednak, że sekretarka stawia powyższe pytanie, używając normalnej tonacji głosu, z której wynika, że chciałaby pomóc osobie dzwoniącej.

Czas rozmów telefonicznych

Inna rada jest taka, aby zarezerwować określony czas w ciągu dnia na odbieranie i wykonywanie rozmów telefonicznych. Zachęcaj innych, aby dzwonili właśnie w tym czasie i sam także wtedy wykonuj wszystkie rozmowy telefoniczne. Poprzez zebranie rozmów telefonicznych w jednym czasie znacznie ograniczysz liczbę sytuacji, w których coś ci przerywa. Jeśli rozmowy odbiera twoja sekretarka, powinna ona poinformować dzwoniących, że jesteś zajęty. i zapytać, czy wolą, abyś oddzwonił np. między godziną 10:00 a 11:00, czy między 15:00 a 16:00?

Nawet jeśli sam odbierasz telefony, możesz powiedzieć, że jesteś zajęty i że chętnie oddzwonisz później.

Gaduły

Towarzyskie rozmowy telefoniczne mogą być zarówno przyjemne, jak i konieczne w celu utrzymania dobrych kontaktów z innymi. Jeśli jednak takich rozmów będzie zbyt dużo, ryzykujesz stratą czasu na sprawy, które w ogólne nie są ważne, np. na rozważania o tym, kto wygra mecz dziś wieczorem albo czy pogoda była lepsza wczoraj niż przedwczoraj. Tego typu rozmowy o niczym można ograniczyć w taki sposób, aby nie wydawać się zarazem mało towarzyskim.

Jeśli na drugim końcu linii telefonicznej zamęcza cię jakiś gaduła, zakończ rozmowę bezpośrednio po jednym z wypowiedzianych przez siebie zdań i dodaj, że wzywają cię inne obowiązki. Powiedz, że masz drugą rozmowę, że właśnie ktoś przyszedł z wizytą lub coś w tym rodzaju.

Innym sposobem jest zupełne milczenie i niezachęcanie rozmówcy do rozmowy takimi słowami jak „tak”, „aha”, „mhm” lub „oj”. Jeśli posłuchasz, jak inni rozmawiają przez telefon, będziesz wiedział, o jakich słowach mówimy.

Nie upłynie zbyt wiele czasu, gdy twój rozmówca zapyta cię, czy ciągle tam jesteś. Na to pytanie odpowiadasz krótkim „tak”, a następnie ponownie milkniesz. Naprawdę niedużo jest osób tak mało wrażliwych, aby wkrótce nie zakończyły rozmowy.

Jeśli sytuacja jest naprawdę krytyczna i gaduła dalej nie kończy rozmowy, możesz w połowie wypowiadanego przez siebie zdania odłożyć słuchawkę. Nikt przecież nie posądzi cię o to, że sam sobie przerywasz. Twój rozmówca pomyśli, że rozmowa została przerwana z przyczyn technicznych i, miejmy nadzieję, nie zadzwoni ponownie.

Dobrze jest też mieć w pogotowiu kilka rutynowych zajęć, którymi można się zająć, słuchając osoby, która mówi w nieskończoność, a której nie bardzo można przerwać. Może to być na przykład obieranie pomarańczy na podwieczorek lub ostrzenie ołówków. W tej sytuacji nieoceniony jest zestaw słuchawek z mikrofonem – podczas rozmowy będziesz miał wolne ręce.

Zaplanuj swoje rozmowy

Przed wykonaniem telefonu zaplanuj swoją rozmowę. Przygotuj się do niej, określając wytyczne dotyczące informacji, jakie chcesz uzyskać lub przekazać. Przed każdą rozmową zanotuj „ku pamięci” kilka istotnych punktów, jakie chcesz poruszyć. Rozmowa niezaplanowana to rozmowa nieefektywna. Musisz dokładnie wiedzieć, po co dzwonisz i co chcesz osiągnąć przez daną rozmowę.

Telefony w trakcie wizyty

Nigdy nie rozmawiaj przez telefon, gdy masz gościa. Przeproś osobę dzwoniącą i zaproponuj, że oddzwonisz. Rozmawianie przez telefon, podczas gdy ktoś inny siedzi w twoim pokoju, nie tylko czyni spotkanie nieefektywnym, ale jest także niegrzeczne w stosunku do gościa.

Przejdź do rzeczy

Staraj się zawsze od razu przechodzić do rzeczy. Nie rozpoczynaj od naświetlania całego tła sprawy. Załóżmy, że chcesz umówić kogoś na ważne spotkanie. Gdy poinformujesz tę osobę, o której godzinie spotkanie się rozpoczyna, a ona stwierdzi, że ma już zaplanowane inne zajęcia w tym czasie, nie musisz opowiadać jej całej historii o tym, co będzie poruszane na spotkaniu. Zresztą do umawiania na spotkania najlepiej wykorzystać pocztę mailową.

Automatyczna sekretarka

Automatyczna sekretarka przydaje się w sytuacji, gdy nie ma nikogo, kto mógłby odbierać twoje rozmowy telefoniczne. Kiedy nie chcesz, aby ci przeszkadzano, po prostu włączasz sekretarkę. Osoba dzwoniąca może zostawić wiadomość, jeśli sprawa, z którą dzwoni, jest ważna.

Ograniczenie czasu rozmowy

Postaraj się zawczasu ustalić, jak długo dana rozmowa telefoniczna ma trwać. Przy rozpoczęciu rozmowy zanotuj godzinę jej rozpoczęcia i postaraj się zakończyć rozmowę w wyznaczonym czasie.

To nie musi być niegrzeczne

Przestań martwić się o to, że twoi rozmówcy nie zaakceptują tego, iż rozmawiasz krótko i na temat, a czasem kończysz rozmowę. Zastanów się, jak ty sam reagujesz, gdy twój rozmówca informuje cię, że musi kończyć rozmowę, ponieważ ma pewne pilne sprawy do załatwienia. Przecież rozumiesz takie sytuacje. Inni reagują podobnie. Nie przejmuj się tym, co pomyślą, gdy zakończysz rozmowę, zanim jeszcze zdążycie przedyskutować szczegóły wieczornego meczu.

Notatki

Gdy ktoś zadzwoni do ciebie, aby umówić się na spotkanie w jakiejś sprawie, postaraj się załatwić tę sprawę przez telefon, zamiast spotykać się w celu jej omówienia. Wiele osób uważa – dotyczy to zwłaszcza przedstawicieli handlowych – że osobiste spotkania są bardzo ważne. Z twojego punktu widzenia jednak – nie zawsze.

Zanotuj, jakie decyzje podjęliście podczas rozmowy telefonicznej. Jeśli sprawa jest bardzo ważna, możesz przesłać swojemu rozmówcy zarys poczynionych ustaleń mailem lub faksem.

Zapraszamy do zakupu pełnej wersji książki