Redakcja

Publikacja „Akta osobowe” to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę akt osobowych.

Wydawca

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Redaktor prowadzący

Anna Makarczuk

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Druk

Drukarnia Mdruk

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-4278-5

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Akta osobowe” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Akta osobowe” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Akta osobowe” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Rozdział 1. Zasady ogólne Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej

Dla każdego pracownika trzeba założyć osobną teczkę, z podziałem na 3 części i osobnym wykazem dokumentów w każdej części. Dokumenty powinny zostać ponumerowane i ułożone chronologicznie. Należy pamiętać, by nie przechowywać oryginałów dokumentów składanych przez pracownika.

Osobna teczka dla każdego pracownika

Dla każdego pracownika pracodawca powinien założyć i prowadzić oddzielną teczkę akt osobowych. Taką (pustą oczywiście) teczkę można zakupić w wielu sklepach z materiałami biurowymi lub też przygotować samodzielnie.

Założenie teczki jest konieczne dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma znaczenia liczba zatrudnionych pracowników ani wymiar ich zatrudnienia. Obowiązek założenia teczki powstaje nawet, gdy pracodawca zatrudnił tylko 1 osobę na podstawie umowy o pracę na pół etatu.

Zleceniobiorcy itp. bez teczki

Nie ma obowiązku prowadzenia teczek akt osobowych dla osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia.

Teczka zbiorowa jest niedopuszczalna

Pracodawca nie może prowadzić akt zbiorowych, nawet jeżeli w teczce znajduje się dokument podpisany przez kilku pracowników.

Przykład

Czterech pracowników magazynu podpisało umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Pomimo to nie można ich dokumentów umieścić w jednej teczce. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, by możliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu każdemu pracownikowi oraz włączenie po jednym egzemplarzu do części B akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy.

Akta osobowe w trzech częściach

Każda teczka akt osobowych powinna składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone:

w części A – należy gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie,

w części B – należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

w części C – należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Pełny wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w aktach osobowych, zawarty jest w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (patrz: Podstawa prawna).

Porządek chronologiczny, numeracja i wykaz

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ułożyć w porządku chronologicznym, ponumerować i opisać w wykazie dokumentów (osobnym dla każdej części akt osobowych). Najwygodniej jest wpinać dokumenty od najstarszych do najnowszych, nie ma bowiem wówczas konieczności wypinania wszystkich dokumentów, gdy chcemy dodać nowy dokument. Umieszczając nowy dokument, należy każdorazowo nadać mu kolejny numer i uzupełnić wykaz dokumentów o jego tytuł.

Pewien praktyczny problem może powstać, jeśli pracownik doniesie dokument po czasie, np. brakujące świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy. Aby w takiej sytuacji za każdym razem nie przepisywać wykazu na nowo, warto pomiędzy poszczególnymi pozycjami w wykazie zostawić nieco miejsca. Można wówczas dopisać ten dokument do wykazu, nadając mu oznaczenie cyfrowo-literowe, przykładowo numer: 1a, 1b lub 1c.

Przykład

Pracownik doniósł po czasie dyplom ukończenia studiów. Aby nie tworzyć na nowo wykazu dokumentów, uzupełniono dotychczasowy wykaz w następujący sposób:

2.

3. Świadectwo pracy z Prochem sp. z o.o.

3a. Dyplom studiów wyższych

4. Orzeczenie lekarskie

5.

Przechowywanie oryginałów zabronione

W aktach osobowych należy przechowywać odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Nigdy oryginały. Można żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Oczywiście zasada ta nie dotyczy dokumentów sporządzanych przez pracodawcę lub na jego polecenie.

Przykład

W aktach osobowych przechowuje się oryginał zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp czy też np. oryginał orzeczenia lekarskiego. Nie wolno natomiast przechowywać oryginałów świadectw pracy z poprzedniego miejsca pracy dostarczonych przez pracownika.

Podstawa prawna

§ 1 ust. 3, § 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.),

art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.).

Iwona Jaroszewska-Ignatowska

radca prawny, prowadzi Kancelarię Prawa Pracy

Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w określonych miejscach, np. w szafach pancernych

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach, które nie grożą im uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dokumentacja nie może ulec zniszczeniu bądź uszkodzeniu

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ustawodawca nie precyzuje, jakie warunki przechowywania należy uznać za grożące uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji pracowniczej. Dlatego też wydaje się, że dotyczy to sytuacji wyjątkowych, jak np. brak nadzoru nad dokumentami czy też przechowywanie ich w miejscu narażonym na negatywne działanie warunków atmosferycznych.

Przechowywanie akt osobowych i dokumentacji można zlecić innemu podmiotowi

Pracodawca, który prowadzi przedsiębiorstwo, ma obowiązek przechowywać akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą we własnym zakresie, ale nie ma przeszkód, aby te czynności zlecił innej, specjalistycznej firmie.

Obowiązki nie ustają w przypadku likwidacji pracodawcy

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Ponadto zapewnia na ten cel środki finansowe, na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji, liczonego: od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentów osobowych lub od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem właściwie uporządkowana.

Niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem

Warto zaznaczyć, że każdy, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny. Grzywna ta może wynieść od 1.000 do 30.000 zł.

Podstawa prawna

art. 94 pkt 9b, art. 281 pkt 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.),

art. 51u ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2015 r., poz. 978).

Małgorzata Gatz

specjalista prawa pracy

Równoległe zatrudnienie u jednego pracodawcy a akta osobowe

Pytanie: Pracownik ma umowę na czas nieokreślony na 3/4 etatu. W sezonie grzewczym osoba ta otrzymuje umowę o pracę na 1/2 etatu na czas określony. Czy taki pracownik powinien mieć założone dwie teczki osobowe? I czy świadectwa pracy z „dodatkowego” stosunku pracy powinny być wpinane do części C akt osobowych?

Odpowiedź: Pracodawca nie musi prowadzić dwóch osobnych teczek akt osobowych pracownika. Świadectwa pracy z „dodatkowego” zatrudnienia należy przechowywać w części C akt.

Równolegle zatrudnienie w jednym zakładzie tylko przy innym rodzaju pracy

Dodatkowe zatrudnienie swojego pracownika jest dopuszczalne, pod warunkiem że dodatkowa praca jest pracą zupełnie innego rodzaju niż wykonywana przez pracownika w ramach podstawowego stosunku pracy.

Akta osobowe mogą obejmować kilka stosunków pracy jednego pracownika

Dla każdego pracownika pracodawca zakłada i prowadzi określoną dokumentację kadrową, na którą składają się m.in. akta osobowe, ewidencja czasu pracy, imienna karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. O ile ewidencja czasu pracy, ewidencja przydziału odzieży roboczej (obuwia roboczego, wypłaconego ekwiwalentu za taką odzież itp.), a także karta wypłaconego wynagrodzenia prowadzone są odrębnie dla każdego stosunku pracy (nawet jeśli jednego pracownika łączą z pracodawcą dwa stosunki pracy), o tyle w stosunku do pozostałych dokumentów kadrowych przepisy prawa pracy nie wymagają, aby w przypadku dodatkowego zatrudnienia tego samego pracownika pracodawca zakładał i prowadził odrębne akta osobowe. Nie przemawiają za tym również żadne względy praktyczne.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział 1. Zasady ogólne Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej

Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w określonych miejscach, np. w szafach pancernych

Równoległe zatrudnienie u jednego pracodawcy a akta osobowe

Można wykorzystać starą teczkę akt osobowych przy ponownym zatrudnieniu pracownika

Podwójne prowadzenie akt osobowych, gdy oddziały firmy funkcjonują w innej miejscowości niż jednostka macierzysta

Można dokonać ponownej numeracji akt i można stosować numerację liczbowo-literową

Można zmienić numerację poszczególnych dokumentów, ale nie powinno się „korektorować” dokumentów

Wpinanie do akt osobowych dokumentów doniesionych przez pracownika później

Pracodawca przejmujący pracowników otrzymuje cała dokumentację pracowniczą

Wydanie byłemu pracownikowi kopii dokumentów z jego akt osobowych

Odmowa wydania kopii dokumentu akt osobowych nie zawsze jest celowa

Pełnomocnictwo dla członka rodziny od byłego pracownika w celu dostępu do dokumentacji pracowniczej

Żądanie byłego pracownika usunięcia jego danych osobowych oraz zniszczenia akt osobowych

Oryginały zaświadczeń o odbytych kursach należy przekazać pracownikowi

Zaświadczenie o odbytym kursie pierwszej pomocy – kopia w aktach osobowych

Poświadczanie za zgodność z oryginałem kopii dokumentów złożonych do akt osobowych pracownika

Rozdział 2. Zakres i miejsce dokumentów przechowywanych w aktach osobowych

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników

Kwestionariusze osobowe kandydatów i pracowników

Aktualizacja danych osobowych pracownika zawartych w starym kwestionariuszu osobowym

Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika a nowe kwestionariusze osobowe

Ksero dowodu osobistego pracownika

Zdjęcia pracownika

Dokumentowanie zmiany nazwiska

Skierowanie na badania lekarskie

Wstępne orzeczenie lekarskie wydane po nawiązaniu stosunku pracy

Zaświadczenie o badaniach okresowych

Zaświadczenie lekarskie potwierdzające stan ciąży

Zaświadczenie o niekaralności

Kopia książeczki wojskowej

Dyplomy ukończonych studiów i certyfikaty szkoleń dostarczone w trakcie zatrudnienia

Zaświadczenia ze szkoleń 1-dniowych odbywanych przez pracownika kilkanaście razy w roku

Dokumentowanie urlopów, zwolnień od pracy oraz dni wolnych za pracę w soboty i niedziele

Informacje o zajęciach komorniczych, roczne karty wynagrodzeń i PIT-11

Dokumentacja związana z przyznaniem nagrody z „funduszu prezesa”

Pismo o zajęciu wynagrodzenia za pracę po uchyleniu zajęcia komorniczego

Decyzja o przyznaniu emerytury i legitymacja emeryta

Skierowanie pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia

Porozumienie o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę

Świadectwo pracy za umowę na okres próbny

Świadectwa pracy za umowy terminowe

Wniosek pracownika o wycofanie wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę

Korespondencja z pracownikiem po ustaniu stosunku pracy

Błędy w aktach osobowych

Przechowywanie dokumentów

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71